Duidelijke procedures helpen medewerkers de kneepjes van het leven te leren.
Het lijdt geen twijfel dat een werkplek soepeler loopt als iedereen weet wat van hem wordt verwacht. Of het nu gaat om een veiligheidsprocedure of de instructies voor het uitvoeren van een of andere taak met betrekking tot de dagelijkse werking van het bedrijf, schrijf een procedure op die gemakkelijk te begrijpen en te volgen is. Dit kan betekenen dat u de procedures stap voor stap moet afbakenen, en soms op een meer elementaire manier dan u denkt.
Bekijk de stappen van de taak langzaam en zorgvuldig in gedachten, notities maken over elke stap van het proces. Door de procedure te bekijken voordat u begint met schrijven, ververst u uw geheugen over de details die bij de verschillende stappen zijn betrokken. Bekijk op dit moment ook alle beleidsmaterialen die beschikbaar zijn, zodat het algemene beleid van het bedrijf nieuw voor de geest is.
Typ de "vijf W's" voor de procedure - wie, wat, wanneer, waar en waarom - bovenaan de procedurepagina. Voor een goed functionerende procedurehandleiding, mensen een idee geven van wie de procedure moet uitvoeren, een korte beschrijving van wat de procedure inhoudt, wanneer deze moet worden uitgevoerd, waar deze moet worden voltooid en waarom de persoon het doet . Maak het eenvoudig en typ 'Wie:' aan de bovenkant van de pagina. Typ de naam van de persoon of personen die de taak zullen voltooien. Sla een regel over en typ 'Wat'. Vermeld de relevante informatie voor 'Wat' en ga vervolgens verder met 'Wanneer' enzovoort. De "Hoe" - vaak opgenomen als de zesde informatieve vraag in procedures - zullen de eigenlijke procedure-instructies zijn.
Typ een cijfer "1" en schrijf het allereerste wat iemand moet doen om de taak te voltooien. Negeer geen basisfuncties; bijvoorbeeld, als iemand iets uit een doos moet halen, moet je eerst de persoon instrueren om het vak te openen. Gebruik taal die direct, uitvoerbaar en niet passief is. Als iemand een taak moet uitvoeren, vertel hem dan om bijvoorbeeld "de doos te openen" en niet "ervoor te zorgen dat de doos wordt geopend".
Typ een cijfer "2" en schrijf vervolgens het tweede ding dat iemand moet doen om de taak te voltooien. Sla een regel over en typ een "3" en beschrijf het derde punt, gebruik zoveel stappen als nodig is om de taak te voltooien.
Bekijk de genummerde sectie en bepaal of de afbeeldingen, zoals tekeningen of foto's, de lezer helpen de instructies beter uit te voeren. Als dat zo is, verzamel en voeg dan foto's of tekeningen in die overeenkomen met elke genummerde stap.
Vraag verschillende collega's om de stappen te voltooien zoals u ze hebt geschetst. Vertel hen alleen te doen wat de instructies zeggen en niet om taken uit te voeren die niet zijn beschreven. Op deze manier kunt u bepalen of er plaatsen in uw instructies zijn waar u meer details moet invullen. Vraag de medewerkers feedback te geven met klachten of suggesties en gebruik die feedback om de procedure aan te passen.
Tip
- Voeg een datum toe bovenaan of onderaan de procedurepagina zodat uw lezers weten wanneer de procedure is gemaakt. Dit is handig wanneer u nieuw beleid implementeert, omdat het de procedure dateert en u een beter idee krijgt van de vraag of procedures moeten worden bijgewerkt om aan nieuw beleid te voldoen.
