Een administratieve assistent is op oproep voor elke taak voor kantoorondersteuning.
Wanneer 'administratief werk' wordt genoemd, is het volgende woord dat in je opkomt 'kantoor'. Typisch, administratieve assistenten werken in een kantoor en rapporteren aan een supervisor of baas. Een groter kantoor kan een administratieve toezichthouder hebben die het personeel leidt in alle taken met betrekking tot informatiebeheer. Elk kantoor, ongeacht de branche, heeft werknemers nodig die zich concentreren op administratieve taken zoals papierwerk, communicatie met andere bedrijven, rapporten, salarisadministratie en andere taken die ervoor zorgen dat het kantoor soepel blijft werken.
Veelzijdigheid
Administratieve assistenten moeten op details letten. Meestal werken ze voor een baas met een schema vol afspraken, taken en taken. De baas heeft mogelijk geen tijd om documenten op de juiste plaatsen in te dienen, typ dictaten in, beantwoordt e-mails of beheert het kantoorrooster en de inventaris. Een administratief assistent moet leren om deze taken specifiek volgens de normen van de baas uit te voeren, waardoor haar werklast wordt verminderd. De administratief medewerker kan ook boodschappen doen, de kasten opnieuw opbouwen of persoonlijke zaken voor de baas regelen. De baan is meer betrokken dan een secretaresse of receptionist. Een administratief assistent moet klaar zijn om elke taak uit te voeren die de werklast van de baas verlicht.
Interpersoonlijke vaardigheden
Elke bestuurlijke functie vereist blootstelling aan mensen, of dat nu collega's, klanten of professionals van buiten de organisatie zijn. Sterke communicatievaardigheden zoals het onderhouden van oogcontact, beleefdheid en assertiviteit maken de administratief medewerker succesvol in haar werk. De assistent kan ook rapporteren aan een of meer bazen die elk afzonderlijke doelen hebben. Een administratief medewerker bij een uitgever kan bijvoorbeeld rapporteren aan de uitgever en ook aan de boekhouder die de voorraad en de loonlijst beheert. Hoewel de chef de assistent mogelijk nodig heeft om bestanden uit te voeren naar een ander bedrijf, heeft de boekhouder mogelijk de assistent nodig om de inventaris van kantoorbenodigdheden te controleren en een herbestellingsrapport te produceren. De assistent zal beslissingen moeten nemen over welke taken moeten concurreren in welke volgorde, gebruikmakend van haar kennis van de prioriteiten van het bedrijf en de geldende deadlines. Dit vereist zowel interpersoonlijke vaardigheden als probleemoplossende vaardigheden.
Time management
Op een doorsnee dag voor een administratief medewerker worden taken stap voor stap en boodschappen achter elkaar gegeven. Tijdmanagement is een van de belangrijkste vaardigheden voor een administratieve assistent. Het kantoor moet soepel verlopen, dus de assistent moet altijd vooruit kunnen kijken en voorspellen wat er daarna moet gebeuren. Het bijhouden van een georganiseerde kalender, notities maken en afleidingen vermijden, helpt een administratief medewerker om fouten en vertragingen te voorkomen. In een medisch kantoor bijvoorbeeld, zal een georganiseerd archiefsysteem en een bijgewerkte kalender de administratief medewerker helpen om zich niet te mengen in het soepele proces van afspraken. De arts en het medisch personeel hebben geen tijd om de schema's aan te passen of het kantoor te organiseren. Ze hebben ook geen tijd om fouten te corrigeren, dus de administratief medewerker moet geconcentreerd blijven terwijl ze op de klok zit.
Technische Vaardigheden
Omdat een administratieve medewerker verantwoordelijk kan zijn voor alle processen die ervoor zorgen dat het kantoor soepel blijft werken, heeft ze behoefte aan een set up-to-date technische vaardigheden. Dit betekent dat u begrijpt hoe u spreadsheets kunt maken, e-mails kunt schrijven, databases kunt beheren en duidelijke rapporten, presentaties en documenten kunt maken. Het BLS Occupational Handbook suggereert ook dat een administratief assistent kan worden gevraagd om met leveranciers te onderhandelen, benodigdheden te kopen en naar gegevens te zoeken. Deze taken gaan verder dan wat traditioneel van een receptioniste wordt verwacht, en ze vereisen de mogelijkheid om computersystemen snel te leren. Als je een aanbod voor een administratieve functie wilt accepteren, zorg er dan voor dat je een klein beetje Superwoman in je hebt. Er zijn maar weinig dingen die verder gaan dan de plicht.
