Beantwoord uw zakelijke telefoon met een aangename, professionele begroeting.
Je telefoonmanieren zijn een essentieel aspect van je professionele imago. Slechte telefoonetiquette kan klanten of collega's beledigen, mogelijk kost het u kosten of uw relaties met collega's beschadigen. Telkens wanneer u uw telefoon op het werk beantwoordt, moet u er rekening mee houden dat het volgen van basisregels voor etiquette de manier waarop anderen u zien aanzienlijk kan verbeteren.
Face-to-Face-interacties krijgen voorrang
Als uw telefoon overgaat terwijl u met een klant of een collega praat, laat hem dan naar de voicemail gaan. Als u antwoordt, geeft dit aan dat u de oproep waardeert boven het gesprek dat u voert met de persoon die tegenover u zit. Probeer ook niet te bellen als u in het gezelschap bent van iemand anders, tenzij de oproep betrekking heeft op die persoon. Wacht een tijdje wanneer je alleen aan je bureau bent om te bellen of terug te keren. In het artikel 'Forbes' 'Peggy Post op Workplace Etiquette' is het echter acceptabel om noodoproepen te nemen of te plaatsen.
Beantwoord de telefoon professioneel
Maak een standaardbegroeting voor het beantwoorden van de telefoon, zoals 'Accounting, dit is Jenny Smith' of 'Dit is Jenny Smith, hoe kan ik u helpen?' Dit maakt de beller gerust, omdat ze weet of ze de persoon of afdeling heeft bereikt die ze van plan was. Het zorgt ook voor een positieve, professionele uitstraling, zowel voor u als voor uw kantoor. Beantwoord de oproepen ook zo snel mogelijk, in het ideale geval dat de telefoon niet vaker dan drie keer overgaat. Als u echter niet kunt praten, laat het gesprek gaan naar voicemail. Het is beter om het gesprek terug te sturen wanneer u de beller volledige aandacht kunt geven. Als je afgeleid of gehaast bent omdat je probeert een deadline te halen, zal de beller dit waarschijnlijk oppikken en het gevoel hebben dat haar telefoontje niet belangrijk voor je is.
Voice Mail
Gebruik de automatische begroetingsnorm niet op veel voicemailsystemen. Noteer een persoonlijke begroeting met uw naam en titel en geef bellers instructies om contact op te nemen met iemand anders in de organisatie als het een dringende zaak is. Bied bellers een idee wanneer u hun oproepen terugstuurt. Als je een aantal dagen niet op kantoor bent, neem dan een nieuw bericht op dat bellers adviseert wanneer je weggaat, wanneer je terugkeert en wat ze moeten doen als ze je moeten spreken terwijl je weg bent.
Mobiele telefoonmanieren
Veel professionals vertrouwen evenzeer op hun mobiele telefoon als op hun computers en andere zakelijke hulpmiddelen. Als u echter niet de juiste telefoonetiquette gebruikt, kan uw mobiele telefoon klanten en collega's afleiden of een onprofessioneel beeld creëren. Gebruik een standaard beltoon in plaats van een aangepaste beltoon, zoals uw favoriete nummer. Schakel uw mobiele telefoon uit voor vergaderingen en zakelijke lunches of diners en controleer nooit uw teksten, e-mails of voicemails in aanwezigheid van anderen. Als je collega's erop rekenen dat ze je per cel bereiken, bel ze dan vóór de vergadering om hen te laten weten hoelang je onbereikbaar zult zijn. Het artikel Bloomberg Businessweek "Cell Phone Manners" vermeldt één uitzondering op deze regel: als u een telefoontje van een arts verwacht, laat dan uw medewerkers weten dat u een medisch gesprek verwacht en excuseer uzelf dan voor u antwoordt.
