Uw uitdaging is om een echt personeelsprobleem weer te geven zonder het te overdrijven.
Als uw bedrijf net als vele anderen is, heeft het waarschijnlijk geleerd in te spelen op zijn middelen, met name het personeel. Deze vaardigheid kan een noodzaak zijn in goede economische tijden, maar vooral in moeilijke tijden, wanneer personeelsleden mogelijk extra uren moeten werken of taken moeten uitvoeren die verder gaan dan hun taakomschrijving. Wanneer de omstandigheden echter een crisispunt bereiken, is het tijd voor het management om de realiteit onder ogen te zien dat er extra personeel nodig is. Als manager is het uw taak om het probleem in reële en eerlijke bewoordingen te presenteren en te laten zien hoe extra personeel het probleem van het tekort aan personeel oplost. Als u de behoefte aan extra personeel op een redelijke en overtuigende manier kunt verantwoorden, zou u uw superieuren te zijner tijd moeten kunnen beïnvloeden.
Open uw brief met een duidelijke, beknopte verklaring die de omstandigheden bij uw bedrijf samenvat, evenals jouw intentie. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Zoals u weet, heeft ABC Company de afgelopen zes maanden een flinke toename van klanten gekend. Hoewel deze voorwaarde goede zaken voorspelt voor de financiële toekomst van het bedrijf, heeft het ook een onnodige druk uitgeoefend op het personeel dat me ertoe aanzet respectvol om het aannemen van extra personeel te vragen. "
Beschrijf de problemen die het bedrijf heeft ondervonden vanwege zijn huidige personeelsbestand . Gebruik verschillende actuele voorbeelden die een beeld "schetsen" van de problemen die uw lezer kan visualiseren. Klachten van klanten zullen ongetwijfeld aandacht van het hogere management genereren, dus citeer ze als ze bestaan. Vertrouw op gedocumenteerde mislukkingen, fouten en gemiste kansen om uw zaak te ondersteunen voor extra personeel.
Geef een overzicht van de consequenties op de lange termijn van een kortbemiddeling in reële en levendige termen - maar overdrijf niet. Misschien wilt u de huidige bezetting vergelijken met eerdere en meer optimale personeelsbezetting, maar voorzichtig en met diplomatie. Behoud een gelijkmatige toon; raak geen sarcasme aan en maak geen dramatische referenties, zoals 'een belachelijke situatie' of 'een treinwrak wachtend om te gebeuren'. Beveel de inspanningen van uw huidige personeel, opdat ze niet als de oorzaak van het probleem worden gezien. Met andere woorden, zeg dat ze hun beste niveau doen om de vraag bij te houden, maar hulp nodig hebben om "te voldoen aan de hoge verwachtingen van het bedrijf met betrekking tot het leveren van uitstekende klantenservice en tevredenheid."
Stel uw oplossing voor. Als het inhuren van een full-time medewerker de ideale oplossing zou zijn, zeg dat dan. Maar als een deeltijdmedewerker zou volstaan, zeg dit dan ook. Het hogere management zal uw eerlijkheid en geloofwaardigheid afwegen door uw verzoek finaal te beoordelen.
Anticipeer op eventuele bezwaren tegen uw verzoek. Hoogstwaarschijnlijk zal het geld zijn - altijd een lastig probleem om te navigeren. Tegen het bezwaar in door een duidelijk punt te maken: terwijl u zich realiseert dat een extra medewerker het bedrijf geld zal kosten, zal de verhuizing resulteren in hogere inkomsten voor het bedrijf en een grotere klanttevredenheid.
Zorg voor een emotionele aantrekkingskracht die het hogere management verzekert dat je hebt de belangen van het bedrijf voor ogen. Richt u bijvoorbeeld op uw jarenlange service aan het bedrijf en benadruk uw voortdurende inzet voor het succes ervan. In dit geval zou je ook kunnen zeggen dat het inhuren van extra personeel "van cruciaal belang voor" of "belangrijk" is om te zorgen voor een lange levensduur en succes.
Dank je voor de tijd en aandacht van de ontvanger. Bieden om uw verzoek te bespreken, evenals "eventuele alternatieve oplossingen" die de ontvanger mogelijk in gedachten heeft.
Proeflezen en uw brief zorgvuldig bewerken voor spelling, grammatica en vooral toon.
Tip
