Veel CEO's vertellen hun secretaresses gewoon hun correspondentie te ondertekenen.
Correct geformatteerde correspondentie weerspiegelt de aandacht van de administratief medewerker van de CEO voor detail en conformiteit met standaard bedrijfsprocessen. Wanneer een CEO haar administratieve assistent - of, in sommige gevallen, een typiste - opdraagt een brief voor te bereiden voor haar handtekening, is die CEO misschien niet aanwezig om de brief daadwerkelijk te ondertekenen. Bij haar afwezigheid kan de persoon die de correspondentie voorbereidt de autoriteit hebben om de brief namens de CEO te ondertekenen.
Ondertekenende autoriteit
Veel CEO's geven algemene toestemming aan hun ondersteunend personeel om hun correspondentie te ondertekenen. Andere beperken de ondertekeningsbevoegdheid tot een uitvoerende assistent of een andere administratieve medewerker die zij vertrouwen om onafhankelijk oordeel te gebruiken. Ze kunnen de soorten communicatie aanwijzen die ze kunnen ondertekenen en verzenden zonder de goedkeuring van de CEO te hoeven vragen. In dit geval moet de handtekening, als de assistent die de brief ondertekent namens de CEO tekent, lezen: Mary Smith / by jd. De assistent ondertekent de volledige naam van de CEO, een schuine streep, het woord "door" en de initialen van de typiste in kleine letters.
Gebruikelijke praktijken
Wanneer een administratief assistent of een soortgelijke ondersteunende medewerker op hoog niveau nauw samenwerkt met de CEO, herkennen medewerkers haar over het algemeen als een stand-in wanneer de CEO afwezig is of niet beschikbaar is. Veel administratieve en uitvoerende assistenten hebben meer speelruimte dan sommige afdelingstoezichthouders en managers, omdat ze zo nauw samenwerken met hun CEO's en omdat hun CEO's de besluitvormingscapaciteiten en beoordelingsvermogen van hun assistenten bij de behandeling van problemen op de werkplek beschouwen. Sommige assistenten - Jane Doe in dit voorbeeld - typen correspondentie onder leiding van hun CEO's en tekenen hun eigen naam, zoals in 'Jane Doe voor Mary Smith, CEO'.
Dictated Correspondence
Wanneer een CEO de correspondentie dicteert en de typist de brief overschrijft, formatteert ze deze op briefpapier en geeft deze aan de CEO voor haar handtekening. In dit geval moet de typist altijd de initialen van de CEO bevatten, gevolgd door een dubbele punt en vervolgens de initialen van de typist in kleine letters. Dit volgt op het handtekeningblok, dat de slotbegroeting en de getypte naam van de CEO betekent. Onder de ruimte waar de CEO de brief ondertekent, plaatst de typiste bijvoorbeeld 'MS: jd', wat aangeeft dat Mary Doe, de CEO, de brief dicteerde en dat Jane Smith de brief transcribeerde.
Grafische handtekening
Om getypte letters eruit te laten zien alsof ze een handgeschreven handtekening bevatten, maakt u twee verschillende JPEG-afbeeldingen van de handtekening van de CEO. Eén afbeelding moet de handtekening van de CEO zijn zonder add-ons, zoals de initialen van de typist in het handtekeningblok. De typiste kan deze afbeelding kopiëren en plakken in het handtekeningblok tussen de slotbegroeting en de getypte naam van de CEO. Een andere versie voor het gebruik van de administratief medewerker kan de handtekening van de CEO zijn, een schuine streep en vervolgens de initialen van de beheerder in kleine letters. Deze kan handig zijn wanneer de beheerder de brief voorbereidt en verzendt met toestemming van de CEO.
