Face-to-face-vergaderingen zijn een effectieve manier van delen.
Op elke werkplek kan het hebben van de mogelijkheid om informatie te delen een positief effect hebben op productiviteit en efficiëntie. Sommige werknemers kunnen gemakkelijker en efficiëntere methoden vinden om een doel te bereiken dat kan leiden tot kostenbesparingen voor het bedrijf. Er zijn een aantal manieren om informatie te delen tussen werknemers en werkgroepen.
Persoonlijke ontmoetingen
Het delen van informatie tussen aangezicht tot aangezicht is de veiligste en meest efficiënte manier om informatie te delen. Tijdens vergaderingen kan iedereen zijn informatie delen en vragen stellen. Hierdoor kunnen ze de antwoorden krijgen die ze nodig hebben zonder te hoeven wachten. Een probleem met persoonlijke informatie-uitwisseling is dat het soms niet mogelijk of economisch is om face-to-face te ontmoeten. Als u informatie moet delen met someoen in Californië en u bevindt zich in North Carolina, is het hoogst onwaarschijnlijk dat uw bedrijf u naar Californië zal sturen alleen voor een persoonlijke ontmoeting.
E- mail is een andere manier om informatie te delen. De informatie kan in een e-mail worden geplaatst en met een paar klikken op een knop naar meerdere personen of groepen worden verzonden. Een probleem met e-mail is beveiliging. Het zou heel gemakkelijk zijn om belangrijke informatie naar de verkeerde mensen te sturen. Het gebruik van e-mail verhoogt ook de responstijd op vragen, omdat u moet wachten tot de andere persoon u belt of u een antwoord per e-mail op uw vraag stuurt.
Forums
Forums zijn een nieuwere vorm geworden van informatie delen. Het is handig voor organisaties met grote aantallen werknemers en werkgroepen. Met fora kunt u gedeelde informatie op een centrale webpagina plaatsen met gecontroleerde toegang. Meestal moeten mensen die de informatie willen hebben zich eerst aanmelden en inloggen. Dit helpt de veiligheid te vergroten. Ook kunnen meerdere mensen tegelijk in een forum worden aangemeld. Nadat ze zijn ingelogd, kunnen ze met elkaar praten door informatie en vragen op het forum te plaatsen. Hierdoor kunnen meerdere mensen de eerste vraag bekijken en beantwoorden.
Telefoons en conferentiegesprekken
Individuen aan de telefoon of conferentiegesprekken voor grotere groepen mensen zijn extra manieren om informatie te delen. Net als een persoonlijk gesprek, geeft het iedereen de mogelijkheid om vragen te stellen en antwoorden te krijgen tijdens het gesprek. Een ander voordeel is dat mensen niet allemaal in hetzelfde gebouw of dezelfde locatie hoeven te zijn. Dit is goedkoper voor bedrijven omdat het geen reistijd of reiskosten in verband met het delen van informatie elimineert.
