Sommige staten geven werknemers toegang tot personeelsdossiers.
Ergens in de schuilhoeken van menselijke hulpbronnen is een afgesloten kast vol met bestanden, en een van die bestanden draait helemaal om jou. Vanaf de eerste dag dat je door de deur stapte, werd een bestand gemaakt met je volledige werkgeschiedenis - tenminste met dit bedrijf en je vorige werkgever heeft waarschijnlijk ook een voor jou. Je vindt er alles in. Van uw aanvraag en cv naar prestatiebeoordelingen en betalen. Hoe piquend uw nieuwsgierigheid ook is, toegang tot uw personeelsdossier kan niet onderhandelbaar zijn.
Toegang tot
Het recht van een werknemer om het personeelsdossier te zien varieert per staat. Sommige staten geven volledige toegang tot deze documenten, terwijl anderen het als het eigendom van de werkgever beschouwen, en het is aan het bedrijf of u het bestand kunt zien of niet. Neem contact op met de arbeidsbemiddeling in uw land om te bepalen welke wetten van toepassing zijn op het recht van werknemers op personeelsdossiers.
timing
Als u in een staat woont waar medewerkers toegang hebben tot personeelsdossiers, is deze meestal niet op aanvraag. Het verzoek hoeft niet dezelfde dag te worden voldaan. Toegang wordt binnen een "redelijk" tijdsbestek gegeven. Dit kan variëren van 48-uren tot 14-dagen, afhankelijk van de status.
documenten
Niet alle documenten hoeven in het bestand te worden opgenomen wanneer ze aan de werknemer worden overgedragen. In feite kan een werkgever bepaalde documenten achterhouden. Een manager kan bijvoorbeeld bewijs verzamelen om een beëindiging wegens oorzaak te ondersteunen en deze informatie zal waarschijnlijk worden verwijderd voordat een medewerker haar bestand ziet. Hetzelfde kan ook worden gezegd voor een aankomende promotie, fraudeonderzoek of documenten die een derde partij kunnen impliceren, zoals een referentiebrief of klacht.
Getuige
Wanneer toegang wordt verleend, is het niet ongebruikelijk dat een getuige in de kamer van de werknemer is. Een directe supervisor is de voor de hand liggende keuze, maar een andere manager of een vertegenwoordiger van personeelszaken kan een goede vervanger zijn. Door iemand anders in de ruimte te hebben, zorgt u ervoor dat er geen documenten worden verwijderd of aan het bestand worden toegevoegd. Het voorkomt ook dat een medewerker documenten wijzigt.
kopieën
Een medewerker kan ook toestemming krijgen om kopieën van het bestand te maken, afhankelijk van de wetten van de staat. Maar kopieën maken is niet zo droog als je zou denken. In sommige staten kunnen werknemers kopieën maken van bepaalde documenten, zoals salarisgeschiedenissen, en kopieën van andere records verbieden, zoals prestatiebeoordelingen. Hoe dan ook, de werknemer mag de kopieën nooit zelf maken. Een manager of HR-vertegenwoordiger zou het moeten doen. Neem contact op met de arbeidsbemiddeling in uw land om te bepalen welke documenten voor de werknemer kunnen worden gedupliceerd.
Medische kledij
Medische dossiers mogen nooit in een personeelsdossier worden bewaard. De medische gegevens van een medewerker zijn privé en andere personeelsleden krijgen geen toegang tot deze informatie. Zelfs een directe supervisor moet niet in staat zijn om naar deze gegevens te kijken, tenzij de functiebeperking van een werknemer aanpassing vereist.
