Overnachten is een van uw aftrekposten voor zakenreizen.
IRS-regels voor zakelijke reiskosten komen met 'als'. Als u reist voor een conferentie met betrekking tot uw bedrijf en als uw reis puur voor het bedrijfsleven is, kunt u reiskosten mogelijk kwijt. Het verkeerde antwoord op een "als" vermindert wat u kunt aftrekken. Het doel is om u te ontmoedigen om een week in Tahiti, Parijs of een andere fantastische locatie te behandelen als een aftrekbare bedrijfskosten.
De conferentie
Om reiskosten af te schrijven, moet u aantonen dat het bijwonen van de conferentie uw bedrijf ten goede komt. Als u om politieke, investerings- of sociale redenen aanwezig bent, krijgt u geen aftrek. De IRS beveelt je aan te beslissen door te kijken naar de agenda van de conventie en te zien of de onderwerpen betrekking hebben op je professionele taken. Als de conventie buiten de Verenigde Staten valt, kunt u de reis alleen aftrekken als er een goede zakelijke reden is om naar het buitenland te gaan. Je kunt niet langer dan een week weg zijn en niet meer dan 25 procent van je tijd plezier hebben.
Zaken en plezier
De IRS weet dat veel congressen en conferentiegangers vrij nemen om de bezienswaardigheden te zien, of een paar dagen vertraging op te lopen om te ontspannen. Dat is prima, zolang u uw persoonlijke uitgaven niet als zakelijke afschrijving opeist. Als je in Miami een conferentie houdt en vervolgens voor plezier naar Orlando reist, is de reis naar Orlando niet aftrekbaar. Als je vanuit Miami een visreis maakt om een potentiële klant te vermaken, is dat misschien aftrekbaar, maar niet als je het alleen doet om te vissen.
Andere uitgaven
Als uw reis lang genoeg is, moet u slapen, u kunt uw accommodatie en reizen afboeken. Maaltijden zijn aftrekbaar, op voorwaarde dat ze niet "overdadig" zijn - in de woorden van de IRS - maar je kunt slechts 50 procent van de kosten aftrekken. Kleine details zoals stomerij, telefoon- of faxkosten, huurperiode op een computer, tips betalen of een taxi huren zijn allemaal aftrekbaar. Wanneer u een zakenpartner of medewerker meeneemt, kunt u dezelfde reiskosten voor haar afboeken, maar niet voor familieleden.
Beweren
Houd gedetailleerde gegevens bij van wat u uitgeeft, zodat u uw aftrek nauwkeurig kunt berekenen en zo nodig aan de IRS kunt bewijzen. Als u zelfstandige bent, schrijft u uw zakelijke uitgaven af op schema C. Als u een werknemer bent, kunt u reiskosten voor een zakelijke conferentie aftrekken, maar alleen als u in schema A opgeeft en alleen die kosten die uw werkgever heeft niet vergoeden. Uitgaven voor werknemers worden geclassificeerd als een "divers 2 procent kosten". U voegt alle dergelijke uitgaven samen toe en trekt 2 procent van uw aangepast bruto-inkomen af. Wat er nog over is, is aftrekbaar.
