Het verzenden van een communicatie is niet genoeg; het bericht moet ook worden ontvangen en begrepen.
Twee van de grootste communicatiefouten die bedrijven maken, zijn de veronderstelling dat er communicatie heeft plaatsgevonden en ervan uitgaande dat de boodschap is doorgekomen. Iets zeggen, kwalificeert niet als communiceren. Het begraven van een kritische boodschap in een lange memo is even ineffectief. Communicatie op de werkplek kan informeel of formeel zijn, en hoe belangrijker de boodschap, hoe formeler de methode om deze af te leveren - dat is wat sommige bedrijven vaak als de beste aanpak beschouwen. In werkelijkheid moeten de belangrijkste berichten via een combinatie van methoden worden geleverd.
Formele en informele methoden
Vergaderingen, presentaties en bedrijfsmemo's zijn formele communicatiemethoden. E-mail, instant messaging en ganggesprekken zijn informele methoden. Belangrijke zakelijke richtlijnen worden vaak gecommuniceerd via bedrijfsmemo's. Helaas leest niet iedereen ze. En wanneer in het verleden verschillende memo's informatie hebben verstrekt over fondsenwervers, sluitingen van parkeerplaatsen en vrijwilligersactiviteiten, is de volgende memo nog waarschijnlijker genegeerd, zelfs als de boodschap van cruciaal belang is voor de doelstellingen en doelstellingen van de werknemer. Dergelijke memo's moeten worden gevolgd door vergaderingen en andere benaderingen.
Communicatieplanning
Het communiceren van informatie op basis van een enkel perspectief - dat van de verzender - zal alleen succesvol zijn als de ontvangers gelijkgestemd zijn. Ingenieurs en IT-professionals hebben de neiging om technische taal te gebruiken. Finance professionals praten nummers. Productieplanners houden zich bezig met planningen. Communicatie gericht op alle drie de ontvangers moet gestructureerd zijn om ze allemaal te bereiken. Dit vereist planning. Organisaties die communicatieplanning strategisch aanpakken, zullen meer succesvolle communicatie genereren.
De inhoud aanpassen aan het publiek
Het is belangrijk om de inhoud van een bericht bij het beoogde publiek te passen. Communicatie bedoeld voor een leidinggevende moet beknopt en gericht zijn, terwijl degene die voor ingenieurs bedoeld zijn details behoeft die geen leidinggevende de tijd heeft om door te werken. Informatie die in het Engels wordt gericht aan Engelstaligen die geen moedertaalsprekers zijn, zou eenvoudige zinsstructuren en algemene woorden moeten gebruiken - niet helemaal wat een Engelse professor zou willen zien. Op de werkplek moet de toon van communicatie altijd professioneel zijn.
Levering methoden
E-mail is een effectieve tool om collega's up-to-date te houden. Maar e-mail op de werkplek kan zich opstapelen en een bericht kan gemakkelijk verloren gaan in het midden van honderd anderen. Het helpt om een duidelijke onderwerpregel te construeren, vooral wanneer wordt gereageerd op een lange e-mailketen waardoor de inhoud is geëvolueerd. Het volgen van de e-mail met een telefoontje of het lopen naar het bureau van de collega zijn ook sleutels om ervoor te zorgen dat het bericht is ontvangen, gelezen en begrepen. Belangrijke teamupdates worden beter verzonden als ze worden gepost op een statische online site die eenvoudig toegankelijk is voor leiders en teamgenoten.
