Begin met een beetje plezier, zelfs als het onderwerp van de vergadering minder dan leuk is.
Een saaie zakelijke bijeenkomst kan zich eindeloos uitstrekken. Als jij degene bent die verantwoordelijk is voor het plannen van een vergadering, maak het dan minder pijnlijk door de vergadering op een positieve - en mogelijk zelfs leuke - manier te openen. Wees georganiseerd en houd het humeurlicht. U zult merken dat u veel meer werk verzet wanneer een vergadering positief begint te lopen.
Maak een agenda voor de vergadering, waarin de onderwerpen worden behandeld die u in een opsommingsteken of een overzichtsopmaak zult bespreken. Geef, indien van toepassing, aan hoeveel tijd u aan elk onderwerp besteedt, zodat mensen niet verrast zullen zijn als u in het midden van een discussie naar het volgende agendapunt moet gaan. E-mail de agenda naar de deelnemers een dag of twee vóór de vergadering. Print kopieën van de agenda en geef deze door als mensen de vergaderruimte binnengaan.
Start de vergadering op het afgesproken tijdstip door iedereen te bedanken voor zijn aanwezigheid. Je kunt ervoor kiezen om de vergadering een paar minuten na de aangegeven tijd daadwerkelijk te starten, zodat achterblijvers je niet zullen onderbreken als ze binnenkomen.
Laat de aanwezigen zichzelf voorstellen, als de grootte van de vergadering dit toelaat. Als je een vergadering hebt met meer dan een dozijn mensen, kan het te tijdrovend zijn om introducties voor de hele groep toe te staan; laat in dat geval mensen zich voorstellen aan de mensen aan hun tafel of bied naamkaartjes aan aan de aanwezigen.
Een ijsbreker-activiteit leiden om iedereen vóór de vergadering losser te maken. De ijsbreker moet betrekking hebben op het onderwerp van de vergadering. Als u bijvoorbeeld de verschillende rollen voor de mensen in het bedrijf doorneemt, voert u een activiteit uit waarin u andere werknemers vraagt om de rol van hun collega te definiëren. Als de bijeenkomst is gericht op het genereren van nieuwe ideeën voor het bedrijf, laat u uw teamleden opwarmen door hen te vragen ideeën te brainstormen voor iets triviaals, zoals de beste ijscoupe-ijscoupes of alle steden die ze kunnen bedenken die beginnen met een bepaalde brief.
Bekijk de agenda zodat iedereen weet wat er zal gebeuren en wanneer. Idealiter heb je wat tijd ingebouwd in de vergadering voor 'nieuwe zaken' of feedback, zodat aanwezigen weten dat ze tijd hebben om hun problemen te verhelpen.
Tip
- Het aanbieden van koffie, thee en snacks is een goede manier om deelnemers aan de vergadering zich comfortabel te voelen en zich tijdens de vergadering te kunnen concentreren. Als u wel drankjes aanbiedt, zet ze dan op een plaats waar ze gemakkelijk toegankelijk zijn en geen afleiding veroorzaken tijdens de vergadering. Bied ook iets aan waarmee mensen tijdens de vergadering kunnen 'spelen', zoals ballen of zacht speelgoed dat de zintuigen prikkelt, stelt Bernie DeKoven, bedrijfsbijeenkomstconsulent.
