Woon administratieve details bij om succesvolle projectvergaderingen te garanderen.
Als projectmedewerker vertrouwt de projectmanager op u om het projectsucces te helpen realiseren. U gebruikt uw teamwerk en communicatieve vaardigheden om ervoor te zorgen dat het project op tijd en binnen het budget wordt voltooid. Uw officiële titel kan van project tot project verschillen. U kunt een projectbegeleidingsmedewerker, projectassistent of assistent-projectmanager worden genoemd. Wat je titel ook is, je moet uitstekende administratieve vaardigheden en technologische vaardigheden tonen.
Projectbijeenkomsten
Projectmedewerkers moeten regelmatig met de projectmanager overleggen om de voortgang van het team te bekijken en toekomstige taken te bespreken. Je communiceert problemen naar de projectmanager zodra je ze opmerkt. Uw rol kan het organiseren van vergaderingen met de leden van het projectbestuur zijn, die de eindverantwoordelijkheid dragen voor het succes van het project. U maakt ruim voor de dag van de vergadering afspraken. Organiseer geschikte vergaderruimtes en drankjes, neem contact op met de aanwezigen en noteer iedereen die niet aanwezig kan zijn. Stuur ze alle relevante informatie, inclusief agenda's, papers, rapporten en presentaties en woon elke vergadering bij om notulen te maken.
Documenten
Projectdocumenten volgen de voortgang van een project in elke staat, vanaf het opstarten via elke activiteit tot het projectbord accepteert het eindproduct. Deze documenten houden het project georganiseerd en onder controle, merkt Prince2.com op. Uw rol kan het indienen van alle projectdocumenten in de projectbibliotheek zijn, controleren of elke project nauwkeurig is en is geaccepteerd door de projectmanager.
Risico's
De projectmanager houdt een lijst bij met mogelijke gevaren voor het project ze in een document genaamd een risicoregister. Jouw taak als projectmedewerker is om alle items te identificeren waarvan je denkt dat ze erbij horen. Bespreek het register op teamvergaderingen en projectraadvergaderingen. Vermeld eventuele nieuwe risico's die u identificeert bij de manager en geef suggesties voor manieren om de situatie te verbeteren. Help de projectkosten onder controle te houden, kijk uit voor problemen in uw werkomgeving waardoor de kosten kunnen stijgen en waarschuw de projectmanager.
Tijdschema's
Het projectschema bevat de details van het project, inclusief de deadlines voor elke projecttaak . Zorg ervoor dat je elke taak uitvoert die de manager je geeft binnen de afgesproken tijd. Controleer regelmatig of elke deadline nog mogelijk is en rapporteer eventuele vertragingen zo snel mogelijk.
Communicatie
Teamwork kan van vitaal belang zijn voor een succesvol project. Als belangrijk lid van het projectteam onderhoud je goede relaties met je collega's, controleer je of iedereen taken begrijpt en in staat is om taken op tijd af te ronden. Wees alert op persoonlijke of professionele problemen die zich voordoen in het team, help ze waar mogelijk op te lossen en waarschuw de projectmanager als ze het project in gevaar brengen.
