Hoe Te Plannen En Organiseren Op Het Werk

Houd uw werkruimte schoon, zodat u geen belangrijke papieren verliest.

Je bereikt het ene dag op het andere, stap voor stap. Wanneer deze stappen zijn georganiseerd, bespaart u tijd en behaalt u resultaten die beter zijn afgestemd op uw doelen. Maak korte- en langetermijnplannen waarrond u uw dagelijkse activiteiten organiseert, en u zult verbaasd zijn hoe gemakkelijk u uw doelen bereikt op of vóór uw deadlines. Wanneer u controle heeft, bepaalt u de uitkomsten.

Verkrijg kalenders die u zeker zult gebruiken en noteer alles wat u moet doen op het moment dat u een afspraak maakt of een deadline instelt. Een bureaukalender houdt uw plannen altijd voor u, terwijl elektronische agenda's draagbaar zijn en op de vlucht kunnen worden bijgewerkt. Gebruik beide als het helpt. Zorg er wel voor dat u elke kalender bijwerkt wanneer u een notitie toevoegt of wijzigingen aanbrengt. Tik op de dagelijkse agenda van uw mobiele telefoon of download een app naar uw telefoon om uw afspraken en taken georganiseerd te houden.

Reinig uw bureau elke avond voordat u het kantoor verlaat. Je bent in de beste positie om te weten waar de documenten naartoe gaan en welke bestanden kunnen worden verwijderd als het nog vers in je geheugen zit. Tegelijkertijd kunt u met de organisatie elke dag beginnen met een schone lei. Het opruimen van het werk van gisteren kost tijd van de activiteiten die je vandaag gepland hebt.

Ontwikkel gewoonten die uw organisatorische en planningsdoelen op banen houden. Als u bijvoorbeeld 's ochtends koffie drinkt, controleert u al uw e-mails, verwijdert u ongewenste berichten en markeert u de berichten waarvoor een reactie nodig is. Maak er een gewoonte van om uw kalender bij uw voordeur te controleren voordat u het huis elke dag verlaat, om er zeker van te zijn dat u over alle benodigde hulpmiddelen beschikt voor het geplande werk van de dag.

Creëer een bestandssysteem dat logisch voor u is en u in staat stelt de benodigde bestanden te krijgen met zo min mogelijk klikken. Als u nog steeds op papieren bestanden vertrouwt, gebruik dan mappen met vetgedrukte titels, zodat u gemakkelijk uw vinger kunt leggen op het papierwerk dat u nodig hebt wanneer u het nodig hebt. Label bestanden op basis van hun functie, klantennamen of een ander systeem gerelateerd aan uw dagelijkse werk.

Maak lijsten. Maak dagelijkse en wekelijkse lijsten en kruis taken af zodra ze zijn voltooid. Als je ziet dat je activiteiten zijn afgelopen, kun je gemotiveerd en op het goede spoor blijven. Verplaats items die u niet hebt ingevuld naar de volgende dag indien nodig. Tegelijkertijd, wanneer u uw lijsten aan het einde van de dag en de laatste dag van uw werkweek bekijkt, is het mogelijk dat sommige van die items op de lijst niet nodig waren of zonder uw inbreng werden gedaan.

Blijf op schema met je planning- en organisatiedoelen met behulpzame slogans en mantra's. Post inspirerende uitspraken op je bureau, hangend aan je muur en overal waar je ze zult zien herinnerd worden aan waarom je zo een klever bent bij het plannen. Begin met de volgende anonieme quote: "Je bent waar je bent omdat je niet van plan was ergens anders te zijn."

Plan voor de beste resultaten, maar bereid je voor op onderbrekingen en ongemakkelijke wachttijden. Draag een elektronische tablet met uw agenda of een papieren planningskalender, zodat u deze snel kunt nakijken en taken kunt shufflen wanneer uw dagplannen ontspoord zijn. Draag altijd een tijdschrift om werkgerelateerde lectuur bij te houden wanneer u vastzit in het verkeer of wacht in het kantoor van een klant. Sla belangrijke telefoonnummers op in uw telefoon of agenda, zodat u afspraken kunt herschikken of anderen kunt waarschuwen voor wijzigingen in uw plannen en ter plekke nieuwe plannen kunt maken.