Zakelijke conferenties zijn fiscaal aftrekbaar binnen de grenzen van IRS-reisregels.
Over het algemeen kunt u "gewone en noodzakelijke kosten" aftrekken voor het bijwonen van zakelijke vergaderingen en conferenties wanneer de uitgaven rechtstreeks verband houden met uw bedrijf, baan of beroep, zegt de Internal Revenue Service. Met bepaalde beperkingen, omvatten toegestane uitgaven reizen, logies, maaltijden en bijbehorende contante kosten. Gebruik echter discretie met uw aftrek, opdat u de regels van gezond verstand niet schendt. Extravagante uitgaven voor persoonlijke doeleinden zijn bijvoorbeeld specifiek niet toegestaan.
Aftrekparameters
De IRS geeft een aanwijzing voor toegestane inhoudingen met de term "gewone en noodzakelijke zakenreiskosten", een term die wordt gebruikt op de IRS-website (belasting Onderwerp 511, reiskosten voor zakenreizen). Gewone uitgaven zijn "gewoon" en "geaccepteerd" in uw beroep. Noodzakelijke uitgaven zijn "nuttig" en "geschikt" voor uw beroep, volgens de IRS-instructies voor het aftrekken van bedrijfskosten. Beide voorwaarden, gewoon en noodzakelijk, moeten van toepassing zijn op uitgaven die aftrekbaar zijn, aldus de IRS. Uw aankoop van trainingsmateriaal voor conferenties, zoals video's en boeken, zou bijvoorbeeld waarschijnlijk binnen de gebruikelijke en noodzakelijke richtlijnen vallen. Een jet huren om naar de conferentie te vliegen als eigenaar van een klein tandtechnisch laboratorium waarschijnlijk niet.
Zaken doen met plezier
Als u extra dagen wilt nemen voor een minivakantie, kunt u met de IRS aftrekken uw totale reiskosten wanneer het belangrijkste doel van de reis een conferentie bijwoont, volgens Barbara Weltman, auteur van "JK Lasser's Small Business Taxes 2013: uw complete gids voor een betere bottom line". Een goede regel voor werkdagen versus plezierdagen, volgens SmartMoney.com, is simpelweg om meer dagen door te brengen voor zaken dan voor plezier. U kunt geen verblijfskosten aftrekken voor uw persoonlijke dagen. Maar, als u een ticket met gereduceerd tarief koopt waarvoor verblijfdagen nodig zijn, kunt u uw verblijf voor uw verblijf dagen aftrekken.
Reizen, maaltijden en entertainment
Reizen heen en terug zijn volledig aftrekbaar bij het mixen van zaken en plezier (binnen de parameter om meer dagen aan zaken te besteden dan aan plezier, zoals hierboven besproken). Reisdagen worden beschouwd als werkdagen. Gebruik voor reizen met de auto de standaard kilometeraftrek die geldt voor het jaar van uw reis. Maaltijden en entertainment vallen onder de 50-percent regel. Internal Revenue Code Section 274 vereist een vermindering van 50 procent van de toegestane aftrekposten voor zakelijk entertainment en maaltijden. Deze aftrekkingen hebben echter voldoende uitzonderingen om advies te vragen aan belastingadviseurs om de toegestane aftrek te maximaliseren. Als u bijvoorbeeld werknemers meeneemt naar een conferentie, kunt u het volledige bedrag van hun maaltijden en entertainment aftrekken, terwijl de regel van 50 procent alleen op u van toepassing is.
Een familierelatie
Wanneer u het gezin meeneemt naar een conferentie, kunt u alleen het bedrijfsgerelateerde deel van uw uitgaven aftrekken. U kunt de kosten van de hotelsuite van het gezin niet aftrekken; in plaats daarvan, trekt u de kosten van een enkele kamer voor uzelf af. In het geval dat uw hotel een reeks eenpersoonskamerprijzen heeft, speelt u veilig door de gemiddelde prijs van een eenpersoonskamer in dat hotel in te houden. Toegestane uitgaven voor u die toebehoren aan gezinsleden zijn niet aftrekbaar. Maar als uw echtgenoot bij het bedrijf is betrokken en conferentievergaderingen bijwoont, zijn de kosten voor echtparen aftrekbaar. Regels voor reizen, entertainment, geschenken en autokosten worden volledig uitgelegd in IRS Publicatie 463. Omdat de regels ingewikkeld kunnen zijn, met name voor buitenlandse reizen, kan het handig zijn om een kopie van de IRS-website te downloaden.
