Slechte werkplekethiek kan de leiders van uw bedrijf in de schijnwerpers zetten met slechte pers.
Om ethisch gedrag op het werk te handhaven, moet het management eerst ethische bedrijfspraktijken definiëren. Uw bedrijf heeft waarschijnlijk een geschreven ethische code en bijbehorend beleid waarin ethisch gedrag wordt beschreven op specifieke werkterreinen - zoals in de verkoop, voor het omgaan met klanten en prijsvraagstukken; bij de inkoop, voor het omgaan met leveranciers; en in informatietechnologieën, voor het definiëren van correct en onjuist gebruik van bedrijfsapparatuur, gegevens- en communicatiesystemen. Deze documenten bepalen de werkplekregels voor ethisch gedrag.
Regels instellen
Werkplaatsregels moeten duidelijk en bondig geschreven zijn. Als deze documenten te lang zijn, zullen werknemers ze niet grondig lezen of onthouden ze niet alles wat ze hebben gelezen. Er moet ook geen ruimte zijn voor verkeerde interpretatie. Medewerkers moeten aanvaardbaar gedrag kunnen identificeren met feitelijke ervaringen. Het eenvoudigweg verplicht zijn van werknemers om eerlijk te zijn, vertaalt zich misschien niet zo nauwkeurig als leiders van plan zijn. Na het lezen van een vaag beleidsdocument kan een lid van een internationaal verkoopteam bijvoorbeeld nog steeds geloven dat overeenkomsten op de tafel of steekpenningen een noodzakelijk onderdeel zijn van het zakendoen in sommige delen van de wereld.
Handhavingsbepalingen
Ethiekbeleid moet handhavingsbepalingen bevatten om werknemers te laten zien dat het nalaten om de regels te volgen consequenties heeft. Strengere straffen, zoals beëindiging of verlies van beloning, zullen werknemers ertoe brengen kennis te nemen en meer moeite doen om onaanvaardbaar gedrag en acties te begrijpen. Leiders moeten ook rekening houden met de waarschijnlijkheid van het detecteren van ethische fouten bij het definiëren van de regels. Zelfs met zware straffen kunnen sommige werknemers denken dat ze met alles weg kunnen komen, zolang de baas niet kijkt. Auditprogramma's en compliance-hotlines vergroten de kans op detectie.
Training en communicatie
Het vaststellen van regels en straffen is slechts het startpunt. Het management moet medewerkers periodiek eraan herinneren dat dit beleid bestaat. Trainingsprogramma's moeten ook periodiek worden gehouden, waarbij werknemers voorbeelden krijgen waaruit blijkt hoe gemakkelijk hun gedrag door anderen kan worden beïnvloed. Training kan werknemers ook helpen om de negatieve impact te realiseren die een enkele ethische tijdspanne op een bedrijf kan hebben. Negatieve pers kan leiden tot verlies van vertrouwen van het publiek, klanten en marktaandeel. Wanneer federale wetten worden overtreden, kunnen zware boetes ernstige financiële lasten veroorzaken - en sommige werknemers kunnen zelfs in de gevangenis belanden.
Leidend door voorbeeld
Waarschijnlijk de belangrijkste factor bij de handhaving is het goede voorbeeld geven. Managers hebben de mogelijkheid om de ethische waarden van het bedrijf te versterken door ze als een normale praktijk te promoten. Het leiderschap van het bedrijf moet ook snel ethische tekortkomingen opsporen en actie ondernemen zoals voorgeschreven in de handhavingsbepalingen van de ethische code van het bedrijf. Wanneer werknemers zien dat de in de regels gedefinieerde straffen geen lege dreigingen zijn, neemt hun kans om de regels te volgen toe.
Bestuur
Ethische beleidsdocumentatie en de algehele naleving door het bedrijf moeten regelmatig worden beoordeeld door een managementteam. Auditresultaten, compliance-hotlineaanvragen, interne en externe onderzoeken naar meldingen van ongepast gedrag en geregistreerde incidenten worden allemaal in deze beoordelingen verwerkt. Het team zal bepalen welke acties nodig kunnen zijn om de effectiviteit van het programma te verbeteren. Sommige mogelijke acties kunnen het vereisen dat werknemers aanvullende training volgen, de reikwijdte of frequentie van audits vergroten, beleidsdocumenten herzien en aanpassingen maken aan trainingsplannen.
